从数据归档到价值赋能：商业银行电子档案全生命周期治理实践（国家级档案信息化 创新案例之六）

　　上海农村商业银行股份有限公司（以下简称“上海农商银行”）积极响应数字化转型战略，以商业银行业务电子文件单套归档为核心，创新构建覆盖全生命周期的电子档案治理体系。通过顶层设计实现“全行一盘棋”高效协同，创新推出预归档平台攻克“数据孤岛”挑战，打造灵活可扩展的技术底座，并显著提升智能利用与安全保障水平。实现对公授信、互联网信贷等核心业务系统数据的动态归集与高效治理。项目实施以来，归集业务数据超八千万条，年均降本近千万元，档案利用效率提升数十倍，全面强化银行风险防控能力，促进数据资产价值转化，为商业银行数字化转型提供了可复用的实践案例。

一、 实施背景

上海农商银行自2019年起系统推进电子文件归档与电子档案管理建设，先后完成了国家档案局“电子文件归档与电子档案管理”试点、增值税电子发票电子化报销、入账归档试点、企业集团数字档案室建设试点等多项国家级试点建设，为全面开展业务电子文件归档奠定了坚实基础。随着商业银行对风险控制与精细化管理要求的不断提高，电子文件归档范围从内部管理系统向核心业务系统的延伸成为亟待突破的关键课题。

2022年起，上海农商银行秉持“分步实施、重点突破”的原则，以互联网信贷业务为突破口，重点攻克数据归集、格式异构、长期保存等核心难题，旨在构建一套可复用的标准化框架，阶梯式推进电子档案管理从试点走向全域。

二、 创新做法

1.理念革新：顶层设计驱动“全行一盘棋”

针对银行业务系统众多、归档标准不一的问题，上海农商银行推行电子档案“大集中”管理模式。由档案管理部门主导顶层设计，将归档制度、标准与要求前置嵌入至各业务系统中，实现前端控制。由此建立了覆盖电子文件形成、办理、流转、保管、利用、销毁的全生命周期一体化管理体系，显著提升了归档工作的集约化与规范化水平。

2.模式重构：预归档平台破解“数据孤岛”

为应对业务电子文件数据量大、格式多样、形成周期长的挑战，提出建设“电子文件预归档平台”这一解决方案。该平台充当“电子文件归档枢纽”，实现业务数据“随办随归、动态归集”，并通过配置化规则，自动完成文件整理、分类、归档信息包封装、四性检测和在线移交。档案管理系统则在业务办结后，在线接收标准化的归档信息包，实现T+1日数据归集与自动化处理。目前累计归集业务数据超8000万条，归档业务档案近6万卷。

上海农商银行业务系统电子文件归档流程

3.技术融合：构建灵活可扩展的平台底座

系统技术设计充分强调适配性与复用性。通过使用通用接口，灵活接纳上游各类数据传输形式，减轻业务系统改造压力。实施功能模块化配置，将整理、格式转换、元数据管理、四性检测等工具设计为可配置模块，便于新业务场景快速复用。及时抓取数据，实现数据的动态归集，有效规避因业务周期长导致的归档滞后与数据管控风险。

4.服务升级：智能利用激活数据价值

为解决海量非结构化数据检索效率低的问题，系统引入知识图谱与机器学习技术，自动挖掘文件内容间的语义关联，并通过语义检索、智能推荐等功能，使用户能快速精准定位所需信息，实现了全线上电子档案借阅，彻底解决了实体档案利用不便的痛点。

上海农商银行“知识图谱”档案利用平台

5.安全保障：构建完善的长期保存体系

构建了多层次电子档案长期安全保存体系。采用在线、离线及同城异地灾备相结合的方式，备份总量超100T。同时，独立部署长期保存系统，对重要档案进行格式转换，并利用加密算法定期进行真实性、完整性校验巡检，确保电子档案的长期可读、可用与安全。

三、 取得效益

1. 经济效益显著

电子文件单套归档替代纸质管理，年均节约打印、存储、运输及人工成本近千万元。流程自动化降低超90%人工干预，年均节约人工时间超100个工作日。同时，统一的平台也避免了各业务系统归档功能的重复开发与改造。

2. 管理效能跃升

通过统一标准与流程，实现了业务系统与档案系统的无缝衔接，减少了跨部门沟通成本。强化数据治理确保了数据的规范性与高质量，为业务决策提供了高可信度支撑。档案利用效率倍增，检索利用时间从平均2小时缩短至5分钟，全年在线利用人次从300提升至上万，效率提升数十倍。

3. 风险防控加固

通过四性检测、实时归档、长期保存等技术手段，确保了电子档案的法律效力，有效防范了数据篡改、丢失风险。档案的完整性与可追溯性有力支撑了内外部审计与监管要求，增强了金融风险的事前预防与事中管控能力。

展望未来，上海农商银行将继续深化人工智能、数据挖掘等技术在档案工作中的应用，进一步挖掘档案资源的核心价值，持续赋能业务高质量发展，在数字化转型道路上不断探索前行。

撰稿：何玉颜

转载自“档案春秋”微信公众号