【最新视点】赋能城市发展 从“纸间”到“云端”——上海市档案工作数字转型的蝶变之路

5年来，上海市各级档案部门深入贯彻落实习近平总书记对档案工作的重要批示精神，围绕中心、服务大局，坚持系统观念和底线思维，积极应用新一代信息技术，全面推进档案工作数字转型，将档案从“历史仓库”转变为服务科学决策、提升治理能力的“智慧大脑”和“数据宝库”。

家住宝山区的陈先生，最近为办理社保相关业务犯了难。原来，早年他随家人从三峡库区移居上海，可关键的移民安置档案不知去哪里找。抱着试试看的心态，他打开了上海“随申办市民云”APP，进入民生档案利用服务专区，选择三峡移民档案查询项，凭身份证实名提交申请。不到半天，系统就推送了审核通过消息，电子档案与盖章证明同步可下载。这件档案清晰记载了他的移民安置、落户登记、住房安置等关键信息。不用预约、不用跑腿，足不出户就拿到了急需材料，陈先生连连称赞上海档案数字化便民服务高效贴心。

小小档案，连着民生。在这座超大型城市，民生档案服务平台正让“数据多跑路、群众少跑腿”，用便捷高效的服务，温暖着每一个新老上海人的心。而这只是5年来上海档案工作数字转型的一个缩影。

一张蓝图  绘就档案工作数字转型的底色

2021年8月印发的《上海档案事业发展“十四五”规划》指出，“强化数字赋能，推动数字化转型升级”。如果说规划吹响了号角，那么紧接着的两步棋，则真正拉开了转型的大幕——作为全国首部完成修订的地方性法规，《上海市档案条例》首次设立档案信息化建设专章，让档案工作数字转型从此有法可依；《上海市档案事业数字化转型工作方案》以“四个体系”为主线勾勒出清晰的转型施工图。一套组合拳下来，上海档案工作数字转型的方向就此敲定。

2023—2024年，《上海市电子公文归档和电子档案管理实施细则》《上海市政务服务“一网通办”电子文件归档和电子档案管理办法》《上海市政务服务“一网通办”电子档案检测指南》相继出台，全市电子文件归档和电子档案管理被纳入可操作、可检验的管理框架。一线档案工作者不再摸着石头过河，而是有章可循、有的放矢。

有了宏观的设计目标和具体的操作方法，在推进电子文件全流程在线归档落地过程中，市档案主管部门主动向前一步，一次次对接电子文件和政务服务主管部门，协调解决归档过程中的痛点、难点、堵点问题。“档案云”建设项目、“一网通办”电子档案数据下沉等工作正是在多方头脑风暴中论证推动的。“一网通办”电子档案管理连续3年被纳入全市“一网通办”第三方调查评估指标。全市政务服务单位主动走进市档案馆，不仅咨询归档中的难题与困惑，还一起探讨人工智能怎样更好地服务档案利用。截至目前，共有33家单位向市档案馆移交“一网通办”电子档案120万余件，容量达3002.8GB（吉字节）。

一方底座 筑牢档案数字化转型的根基

“电子化归档的推行，大大提升了档案人员的工作效率，过去涉及图纸归档需要档案员逐件整理、编目、著录、扫描、挂接等，现在只需轻点鼠标，即可完成设计电子图的归档入库。”华东建筑集团档案室的工作人员正在数字档案室建设认定现场为专家们演示着应用场景。

一家单位建成数字档案室不难，难的是全域一体、上下贯通。在规划落地、规范出台之后，市档案主管部门指导各单位把步子走在前面，在完善、建设新的业务系统时同步规划归档功能、预留归档接口，为后续建设数字档案室系统未雨绸缪。截至目前，全市共有69家单位建成数字档案室。同一时期，市档案馆和16个区级档案馆均完成数字档案馆建设和认定工作，实现全市国家综合档案馆数字档案馆全覆盖。

在线产生的档案数字资源，如何从“生产地”安全送达“保管地”？一条稳定可靠的“传送带”至关重要。为此，市档案馆搭建了上海市电子文件归档和电子档案管理平台，为全市30余家市级政务服务单位提供公文类、政务服务类电子档案“四性”检测与电子档案移交接收等服务。同时，16家区级档案馆也积极构建馆室一体化系统，其中浦东新区档案部门勇当探路者，全力推进全区电子档案单套管理。截至目前，浦东新区电子档案管理机构覆盖率达80%，归档近30万件。

一个个档案信息化节点渐次落成，馆室之间的数字资源输送通道不断畅通和规范，电子文件归档和电子档案管理工作的全流程在线体系逐步成形。

一张安全网 备份与防护一个都不能少

走进市档案馆的上海电子档案同城备份中心（一期），磁盘、光盘、磁带和胶片4类载体的存储设备一应俱全。工作人员介绍：“中心已经完成一期建设和国家档案局试点工作，并根据数据类型和级别的不同，制定差异化的备份周期、载体选择和模式组合。通过优化机房布局、升级存储系统，在线备份能力已提升至PB（拍字节）级以上，可至少满足未来3年的数据增量需求。”以市档案馆机房为核心、佘山后库为备份基地，为全市综合档案馆和市级立档单位提供馆（室）藏档案数字资源在线及离线备份的格局正在形成。同时，市、区档案馆每年还持续将馆藏档案异地备份至重庆市档案馆。5年来，16家区级档案馆重要数据同城备份数据量已超300TB（太字节），一套架构科学、管理规范、安全可靠的档案数据备份“上海方案”已然形成。

在数据备份之外，日常网络安全和运维工作同样不可或缺。常态化开展档案安全检查和风险排查，定期召开安全工作会议，通过一次次应急演练排查系统隐患、防范运行漏洞。等保测评、分保测评、商用密码应用安全性评估——3项硬核认证确保系统“百毒不侵”。同时，对全市各级各类档案部门开展专项安全检查与抽查，为档案数字资源拉起一张立体的防护网。

一汪活水 让档案赋能千行百业

数字底座筑牢、数据流转畅通、安全保障到位之后，档案数字资源的价值愈加彰显，赋能千行百业。

在社会治理领域，市公安局试点将智慧档案与人工智能深度融合，聚焦专业词库建设和词源解析，开展数图融合、跨模态融合等多维数据研判。一件看似普通的档案，在AI（人工智能）与人工协同研判下，便能成为精准预防和打击违法犯罪的利器。

在专业服务领域，市高级人民法院打通各门类档案数据壁垒，形成可视化知识图谱，让海量裁判文书、庭审记录成为可关联、可挖掘的“智慧法库”。上海农商行引入知识图谱与机器学习技术，自动挖掘文件间的语义关联，用户通过语义检索和智能推荐，即可快速精准定位所需信息。

在城市文化领域，市档案馆打造的“跟着档案观上海”数字人文平台成为市民触手可及的“掌上历史书”。平台以12幅不同历史时期的上海地图为基底，汇集照片、视频等2300余件，将133个重要城市地标的“前世今生”生动呈现在屏幕之上。市民指尖轻点，外滩的百年沧桑、陆家嘴的拔节生长等皆通过档案被一一讲述。

5年来，从社会治理到城市文化，从司法辅助到金融服务，上海档案正从“纸间”走向“云端”，以数据的姿态和智慧的形态，努力成为这座城市运行的“智囊团”。展望新的征程，上海全面贯彻落实习近平总书记重要批示精神的答卷仍在书写。如何让档案“说话”，让城市记忆常青，上海档案工作的数字转型之路正不断向前延伸。

(原载于《中国档案报》2026年8月3日 总第4474期 第一版)