聚焦“四重”强归集 闭环管理提质效

　　“四重”档案作为记录区域经济社会发展轨迹、服务全局中心工作的核心资源，其收集是否齐全完整直接关系重点工作的延续和档案治理的效能。近年来，黄浦区档案局（馆）围绕“四重”档案收集、整理、归档，立足区域实际，以调研定项目，以联动强归集，以机制促进馆，积极推动“四重”档案管理提质增效。现将相关工作情况汇报如下： 

　　一、基本情况 

　　2022年开始，我局每年以红头文件形式确定“四重”档案项目，到2025年已有30个项目纳入范围，包括主题教育、城市更新、基层治理、对口帮扶等方方面面。我们以2022-2023年“四重”项目为试点，积极探索“四重”档案进馆路径可行性，目前15个项目中有13个项目实现档案实体或目录进馆，其中3项工作档案实体进馆，计6203件，10项工作目录进馆，计15095条，另外收集挂接照片1636张，录音7条，录像116条，取得初步成效。 

　　二、具体做法 

　　一是注重工作调研，增强四重项目全面性。全区工作千头万绪，重要工作、重点项目、重大事项数量多、范围广，如何在海量的工作中准确定位年度“四重”项目，针对前期确定的项目要么过于宽泛、要么过于虚化的问题，提出“目标要小、内容要实”的观点，主要从三方面入手。 

　　首先，从区职能部门入手，主动与区委督查办、区府办、区城市更新办对接，第一时间掌握区委区政府年度重点督查事项、为民办实事项目、重大工程建设项目，作为年度“四重”项目基础层面。其次，从立档单位入手，通过各立档单位梳理年度重点工作，筛选出具有代表性的项目进行主动申报，作为年度“四重”项目必要补充。第三，从工作调研入手，通过普发文件、信息报道、日常掌握等渠道及时了解上级关心、且有一定社会影响的工作进行定点调研，作为年度“四重”必选项目。综合以上各类情况，聚焦城市更新、党建引领、基层治理、民生服务、经济发展等领域，经过立档单位充分沟通、职能科室充分酝酿、办公会议充分讨论，最终确定年度“四重”档案项目，并正式发文。 

　　二是注重联合联动，增强四重收集完整性。“四重”项目确定后，如何把相关文件材料及时齐全完整收集起来是关系“四重”档案应归尽归的关键。为此，我局聚焦“事前、事中、事后”三个环节，实施全过程指导。事前提前介入，在“四重”工作启动伊始就到牵头部门走访调研，了解相关工作流程，明确职能科室，讨论确定归档范围，为应收尽收打好基础，如目前正在进行的居民区两委换届，我局主动对接组织部和社工部，经过反复沟通修改，拟发居民区两委换届档案归集工作提示，对相关档案归集进行指导。再如，我们在2024年与区应急局联合发文“关于加强本区重特大事件档案工作的通知”，就重特大事件档案收集、管理进行了规范。事中常态指导，在“四重”项目推进过程中，及时跟进业务指导，及时掌握工作进展，为相关部门提供档案专业支撑。如对口帮扶档案因持续时间长、牵涉单位多，收集有一定难度，我局一方面加强和合作交流办联动，联合发布“关于进一步做好黄浦区对口帮扶档案工作的通知”，明确了对口帮扶档案工作要求，建立了常态化收集机制。同时，由局领导带队专程赴普洱调研，与普洱小组建立常态化联系，收集了65000余件电子文件材料，46000余条文书类档案目录，300余条音像类档案目录，60余册志书、年鉴，并向财政申请了专项资金用于所收集资料的整理和数字化工作。事后紧盯接收，为了保证“四重”档案及时接收进馆，我局依托协作组落实专人指导、督促、推进，定期上门查看，随时关注工作进程，确保实体（目录）及时进馆，数据准确上传。如“保屯路211”以及“160地块老市府大楼”等城市更新项目，派联络员与项目公司保持经常性沟通，及时解决档案收集中的问题，提出归档范围和档案类别建议，帮助企业应归尽归。 

　　三是注重机制健全，增强四重进馆可行性。针对影响“四重”档案进馆进度的各种主客观原因，提出“先建框架、后补内容、先易后难、分步推进”的策略，主动跨前一步，着重建立机制，积极探索“四重”档案进馆路径和方法。首先，建设目录库。依托馆藏系统全新架构“四重专题档案目录库”，着重解决“存哪里”问题，为“四重”档案“落脚”奠定了基础。其次，制定规则。通过各科室联动，就“四重”档案接收进馆问题进行多轮讨论，研究形成“四重专题档案目录库结构图”“四重档案进馆系统挂接分类处置表”，初步确定“四重”档案进馆规则，着重解决“如何收”问题。第三，逐步推进。针对“四重”项目主体不一、进度不一的问题，我局采取下沉一线、逐项推进的方式进行紧贴式指导和服务，直接对接相关单位业务科室，与业务干部面对面沟通交流，了解工作流程，提出归档建议，着重解决“收什么”问题。 

　　三、存在问题 

　　一是立档单位认识有待提高。各部门对“四重”档案的重要性认识参差不齐，对把本部门重要工作纳入“四重”范围心有疑虑，有的认为增加了工作负担，有的觉得没有必要，影响了“四重”项目的全面性。 

　　二是业务指导效能有待凸显。“四重”项目责任主体一般属于业务科室，档案意识相对比较薄弱，对应归尽归的理解局限在红头文件层面，对各种总结、信息、照片、视频等应该纳入归档范围不了解、不理解。而档案干部对业务不够熟悉了解，对“四重”项目归档范围不能提出切实有效的意见建议。另外，不少“四重”项目涉及多个部门，部门之间口径、手势、进展存在差异性，从而影响了“四重”档案应归尽归。 

　　三是四重进馆规范有待理顺。“四重”档案属于立档单位整体档案的一部分，要实现档案实体单独、提前进馆或多或少影响档案工作整体安排，相关单位主动推进意识不强、动力不足，特别是城市更新档案一般属于二级公司，本来就不在接收进馆范围，沟通协调难度更大，这种情况也影响了“四重”档案进馆进度。 

　　四、建议措施 

　　一是实施四重档案宣传机制。依托各层面阵地、各时段节点、各类型媒体，开展全方位、多层次“四重”档案宣传工作。重点围绕“四重”档案的意义、“四重”项目的成效等方面，突出宣传“四重”档案的责任主体和积极作用，切实增强各单位“四重”档案归集意识，压实工作责任，扩大“四重”档案影响力和辐射面。 

　　二是形成四重收集指导机制。要坚持源头把控、全程跟进、分类施策，全力提升“四重”档案收集的规范性、完整性。要聚焦业务全流程，强化前端介入指导，明确归档范围、档案门类、收集标准和时限要求，推动“四重”档案应归尽归。要开展分层分类指导，区别不同项目、不同主体、不同主题，加强调研和探讨，开展个性化指导，切实提高指导的针对性和有效性。 

　　三是探索四重分类管理机制。要从可操作性出发，区别四重档案主体单位不同情况进行分类管理，有的实体进馆，有的目录进馆，有的目录+数字化副本进馆，不搞一刀切。要完善流程衔接和闭环管理，针对不同类型“四重”项目实行差异化模式，优化升级档案管理系统，增强“四重”需求和系统功能的精准对接和统筹兼顾。 

(作者：黄浦区档案局（馆） 王晓群    来源：上海档案）